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offer-cube / Dokument und Vorlagen für Mahnungen
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Siehe auch PDF Power User Funktionen Schriftstile
Siehe auch PDF Power User Funktion Bild einfügen
Siehe auch PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen
Siehe auch Dokument Vorlagen für Textblöcke
Siehe auch Vorlagen Excel/CSV Export
Allgemeines / Zusammenfassung
Im Modul “Dokument Vorlagen” (docmeta) finden sich Vorlagen für Form-App (digitale Formulare), Textbausteine für Angebote/Auftrag/Rechnungen sowie Vorlagen für Emails als auch Vorlagen für Excel/CSV Export.
Die Dokument Vorlagen finden sich unter Einstellungen –> Dokument Vorlagen
Die Vorlagen werden in unterschiedliche Typen eingeteilt:
- Formular Vorlagen sind die Vorlagen für die FormCube digitalen Formulare der Formular-App (kostenpflichtiges Addon)
- PDF Vorlage sind Vorlagen für PDF / Dokument Generierung z.B. für die PDFs der automatischen Mahnungen
- Mail-Vorlage sind Vorlagen für versendete Emails z.B. bei Versendung automatischer Emails durch “Hooks” oder zur manuellen Auswahl bei Versand eines Angebots/Auftrags oder Rechnung
- Textblöcke sind einzelne Textblock Vorlagen, die direkt in die Texte eines Angebots, Auftrags oder einer Rechnung als Beschreibung oder Appendix übernommen werden können
- Email-Textblöcke sind einzelne Textblock Vorlagen, die direkt in die Texte zum Versand einer Email für Angebote/Aufträge oder Rechnung verwendet werden können
- Export-Liste Vorlagen für Excel/CSV Export sind Vorlagen, welche Felder/Spalten in einem Excel/CSV Export vorhanden sein sollen. Hierbei können mit den PDF Power User Funktionen/Variablen auch die Werte transformiert werden (z.B. Berechnungen durchgeführt werden, etc.)
ACHTUNG: Soll nur die Grußformel (“mit freundlichen Grüßen Ihr XY-Firma Team”) oder die Signatur der Email geändert werden –> siehe Grußformel/Signatur in Emails ändern
PDF Vorlage für Mahnungen anlegen
Unter Einstellungen –> Dokument Vorlagen eine neue Vorlage erstellen.
- Bezeichnung z.B.: Mahnung Stufe 3 Deutsch
- Typ auswählen: PDF Vorlage
- Überschrift/Titel in PDF: z.B.: Letzte Mahnung
- Kopf-/Fußzeile anzeigen: ja
- Adresse/Firmendaten auf 1. Seite anzeigen: ja
PDF Vorlage für Mahnungen Textblock
Nun den Textblock für die Mahnung anlegen - z.B. für die Letzte Mahnung (Mahnstufe 3):
Eigenen Mahnungstext aktivieren
Unter Einstellungen –> System –> Mahnungs-Einstellungen:
Dort dann die gewünschte Vorlage unter dem jeweiligen Abschnitt z.B. “Mahnung Zahlungserinnerung (Stufe 1)” im Punkt “Mahnung Stufe 1 Dokument Vorlage” oder “Mahnung Stufe 1 Dokument Vorlage (EN)” (für englische Vorlagen) auswählen.
Variablen für Mahnungen
Die einzelnen Texte verwenden spezielle Variablen, um die Mahnungsdetails einzufügen z.B. Rechnungsnummer oder Rechnungs-Zahlungsziel.
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
| %CUSTOMER_COMBONAME% | Kundenname (automatisch entweder Firmenname oder Vorname Nachname) |
| %OWNCOMPANY% | Eigener Firmenname (Siehe Einstellungen –> Eigene Firmendaten) |
| %DUNNING1_SENT_DATE% | Datum der Zahlungserinnerung (Mahnung Stufe 1) |
| %DUNNING2_SENT_DATE% | Datum der Ersten Mahnung (Mahnung Stufe 2) |
| %DUNNING3_SENT_DATE% | Datum der Letzten Mahnung (Mahnung Stufe 3) |
| %DUNNING1_FEE% | Mahngebühren Zahlungserinnerung (Mahnung Stufe 1) |
| %DUNNING2_FEE% | Mahngebühren Ersten Mahnung (Mahnung Stufe 2) |
| %DUNNING3_FEE% | Mahngebühren Letzten Mahnung (Mahnung Stufe 3) |
| %DUNNING1_PRICE% | Gesamtpreis Rechnung + Mahngebühren der Zahlungserinnerung (Mahnung Stufe 1) |
| %DUNNING2_PRICE% | Gesamtpreis Rechnung + Mahngebühren der Ersten Mahnung (Mahnung Stufe 2) |
| %DUNNING3_PRICE% | Gesamtpreis Rechnung + Mahngebühren der Letzten Mahnung (Mahnung Stufe 3) |
| %INVOICE% | Rechnungsnummer |
| %INVOICE_SENT_DATE% | Rechnungsversanddatum |
| %PRICE% | Aktuelle Mahnstufe Gesamtpreis Rechnung + Summe aller bisher angefallenen Mahngebühren |
| %DUNNING_FEE_TOTAL% | Summe aller bisher angefallenen Mahngebühren |
| %DUNNING_PAYMENT_DATE% | Zahlungsziel der aktuellen Zahlungserinnerung/Mahnung |
| [[$obj]] | das Mahnungsobjekt 'dunning' - siehe PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen |
| [[$invoice]] | das Rechnungsobjekt 'invoice' - siehe PDF Power User Funktionen Variablen/Funktionen also z.B. [[$invoice.price_wtax|d2bCurrency]] für den Preis inkl. Umsatzsteuer formatiert auf 2 Nachkommastellen |
Beispiel Vorlagentexte
Zahlungserinnerung - Mahnung Stufe 1
<p><strong>Zahlungserinnerung für Rechnung %INVOICE%</strong></p> <p>Sehr geehrte(r) %CUSTOMER_COMBONAME%,</p> <p>leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang der Rechnung <strong>%INVOICE%</strong> vom <strong>%INVOICE_SENT_DATE%</strong> feststellen.</p> <p>Wir bitten Sie, umgehend den offenen Betrag von <strong>%PRICE% Euro</strong> bis zum <strong>%DUNNING_PAYMENT_DATE%</strong> zu begleichen.</p> <p>Falls Sie die Rechnung bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.</p> <p> </p> <p>Mit freundlichen Grüßen<br />%OWNCOMPANY%</p>
Erste Mahnung - Mahnung Stufe 2
<p><strong>Mahnung für Rechnung %INVOICE%</strong></p> <p>Sehr geehrte(r) %CUSTOMER_COMBONAME%,</p> <p>leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang der Rechnung <strong>%INVOICE%</strong> vom <strong>%INVOICE_SENT_DATE%</strong> feststellen.</p> <p>Auch haben Sie nicht auf unsere Zahlungserinnerung vom <strong>%DUNNING1_SENT_DATE%</strong> reagiert.</p> <p>Für den uns entstandenen Aufwand erlauben wir uns Ihnen %DUNNING2_FEE% Euro in Rechnung zu stellen.</p> <p>Wir fordern Sie auf, umgehend den offenen Betrag der Rechnung sowie der angeführten Mahnkosten von insgesamt <strong>%PRICE% Euro</strong> bis zum <strong>%DUNNING_PAYMENT_DATE%</strong> zu begleichen.</p> <p> </p> <p>Mit freundlichen Grüßen<br />%OWNCOMPANY%"</p>
Letzte Mahnung - Mahnung Stufe 3
<p><strong>Letzte Mahnung für Rechnung</strong><strong> %INVOICE%</strong></p> <p>Sehr geehrte(r) %CUSTOMER_COMBONAME%,</p> <p>leider haben Sie unseren bisherigen Aufforderungen Ihre Rechnung <strong>%INVOICE%</strong> vom <strong>%INVOICE_SENT_DATE%</strong> zu begleichen keine Beachtung geschenkt.</p> <p>Wir fordern Sie hiermit letztmalig dazu auf, den Rechnungsbetrag zuzüglich den Mahnkosten von %DUNNING_FEE_TOTAL% Euro zu bezahlen.</p> <p>Wenn der Betrag von <strong>%PRICE% Euro</strong> nicht bis spätestens <strong>%DUNNING_PAYMENT_DATE%</strong> bei uns eingelangt ist, sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte zu ergreifen.</p> <p>Die dadurch entstehenden Kosten sind hierbei ebenfalls von Ihnen zu tragen.</p> <p>Mit freundlichen Grüßen<br />%OWNCOMPANY%"</p>